BRF: Hur handlar man upp?

Den här vägledningen riktar sig till dig som vill effektivisera energianvändningen i din bostadsrättsförening, och har fått förslag på åtgärder antingen i en energikartläggning eller på annat sätt. Syftet är att ge råd om hur du ska beställa och genomföra åtgärderna. Vägledningen hjälper dig att hitta leverantörer, ställa krav och handla upp åtgärderna.

Avseende upphandling finns en hel del ord som inte är självklara för alla. Vid behov, se gärna vår ordlista!

1. Ställa energikrav
Eneff har tagit fram en tydlig vägledning som syftar till att fastighetsägaren ska få så energieffektiva lösningar som möjligt när de genomför åtgärder – samt hjälp med att formulera kraven och hur kraven sedan kan följas upp. Vägledningen riktar sig till mindre fastighetsägare (bostäder) och bostadsrättsföreningar som står inför att handla upp och genomföra energieffektiviseringsåtgärder.

Kraven och uppföljningsmetoderna i vår guide är förenklade och vi har ibland valt det enkla framför ett mer komplicerat krav som kanske nått längre energimässigt då det löper en större risk att inte användas alls eller inte följas upp.

Vägledning: Hur ni formulerar och följer upp energikrav i er BRF

Om du har gjort en energikartläggning kan du kan även be den konsulten att hjälpa dig att ställa rätt krav.

Fördjupning

För den som vill lära sig mer ingående om energikrav har BeBo (Energimyndighetens nätverk för energieffektiva flerbostadshus) tagit fram rekommenderade kravnivåer för energi. Här kan ni välja ut de krav som är relevanta för ert projekt och skriva in dessa i den Tekniska beskrivningen  i er upphandling, alt. hänvisa till att BeBos kravnivåer ska gälla för projektet.

Läs BeBos energikrav här

2. Hitta leverantörer
Leverantörer (installatörer/entreprenörer) kan du t.ex. hitta via Eneff
söktjänst: ”Hitta företag”, där listas alla Eneff-anslutna företag.

3. Ta in anbud
Ta in anbud (offerter) från minst tre företag för att få konkurrens och kunna se vilket utbud som finns. I förfrågan till företagen specificeras era krav.

Efterfråga gärna ABT redan i offertförfrågan (detta för att klargöra för båda parter vad som ingår i uppdraget).

Om det är ett större projekt eller om ni av andra skäl vill göra en noggrannare upphandling, se bilagorna nedan:

Anbudsförfrågan

Teknisk beskrivning

Formulär till anbud

4. Utvärdera anbud
Anbuden utvärderas efter de krav ni ställt. Här kan ni ta hjälp av energi- och klimatrådgivaren i er kommun, ert lokala energikontor eller den konsult som gjorde er energikartläggning. Om det är ett större projekt eller om ni av andra skäl vill göra en noggrannare utvärdering använd gärna Eneffs anbudsutvärdering.

5. Skriv kontrakt
Ett kontrakt (avtal) skrivs sedan med den leverantör ni har valt. Var noga med att hänvisa till ABT i kontraktet (detta för att klargöra för båda parter vad som ingår i uppdraget). Du kan också använda ett standardkontrakt, det är en extra säkerhet för er om det skulle uppstå frågor i projektet, använd t.ex. denna mall för kontrakt.

6.Stäm av under genomförandet
Under genomförandet ska ni vara tillgängliga för att svara på frågor samt fatta beslut om ändringar som kan behöva ske under projektets gång. Se till att samtliga beslut om ändringar, eller annat ni kommer överens om med entreprenören även görs i skrift, till exempel i ett mail. Tydliggör då också om någon kostnad eller något avdrag utgår.

7. Slutbesiktning
Gör en slutbesiktning när åtgärden är genomförd. Det görs av en besiktningsansvarig som ni eller leverantören har utsett. Besiktningsansvarig ska kontrollera att det som utförts uppfyller avtalet mellan dig och leverantören. Fel eller brister som kan lastas leverantören ska åtgärdas av denne snarast möjligt utan kostnad. Du och entreprenören bör vara med på slutbesiktningen. Där bestäms också tidpunkt för garantibesiktningen.