Den här vägledningen riktar sig till dig som vill effektivisera energianvändningen i ditt fastighetsbestånd och har fått förslag på åtgärder antingen i en energikartläggning eller på annat sätt. Syftet är att ge råd om hur du ska beställa och genomföra åtgärderna. Vägledningen hjälper dig att hitta leverantörer, ställa krav och handla upp åtgärderna. Vägledningen är i huvudsak gjord för dig som inte gör upphandlingar så ofta och inte har egna förfrågningsmallar.
Avseende upphandling finns en hel del ord som inte är självklara för alla. Vid behov, se gärna vår ordlista!
1. Ställa energikrav
Energimyndighetens beställargrupper Bebo (bostäder) och Belok (lokaler) har tagit fram lämpliga kravnivåer för installationer och byggnadsdelar.
2. Hitta leverantörer
Leverantörer (installatörer/entreprenörer) hittar du exempelvis via:
- Eneffs verktyg ”Hitta företag”
- Andra fastighetsbolag
- Lokala nätverk
- Tips från er externa tekniska förvaltare
3. Ta in anbud
Ta in anbud (offerter) från gärna tre företag för att få konkurrens och kunna se vilket utbud som finns. I förfrågan till företagen specificeras era krav. Efterfråga gärna ABT redan i offertförfrågan (detta för att klargöra för båda parter vad som ingår i uppdraget).
Om det är ett större projekt eller om ni av andra skäl vill göra en noggrannare upphandling, se bilagorna nedan:
4. Utvärdera anbud
Anbuden utvärderas efter de krav ni ställt. Här kan ni ta hjälp av energi- och klimatrådgivaren i er kommun (om ni är litet eller medelstort företag) eller fråga om ert lokala energikontor kan hjälpa till. Läs mer på Energikontorens hemsida. Om det är ett större projekt eller om ni av andra skäl vill göra en noggrannare utvärdering, använd gärna Eneffs anbudsvärdering.
5. Skriv kontrakt
Ett kontrakt (avtal) skrivs sedan med den leverantör ni har valt. Var noga med att hänvisa till ABT i kontraktet (detta för att klargöra för båda parter vad som ingår i uppdraget). Du kan också använda ett standardkontrakt, det är en extra säkerhet för er om det skulle uppstå frågor i projektet, använd vår gärna vår mall för detta.
6. Stäm av under genomförandet
Under genomförandet ska ni vara tillgängliga för att svara på frågor samt fatta beslut om ändringar som kan behöva ske under projektets gång. Se till att samtliga beslut om ändringar, eller annat ni kommer överens om med entreprenören även görs i skrift, till exempel i ett mail. Tydliggör då också om någon kostnad eller något avdrag utgår.
7. Slutbesiktning
Gör en slutbesiktning när åtgärden är genomförd. Det görs av en besiktningsansvarig som ni eller leverantören har utsett. Besiktningsansvarige ska kontrollera att det som utförts uppfyller avtalet mellan dig och leverantören. Fel eller brister som kan lastas leverantören ska åtgärdas av denne snarast möjligt utan kostnad. Du och entreprenören bör vara med på slutbesiktningen. Där bestäms också tidpunkt för garantibesiktningen.
Kunskapsbanken